Från ”kan du hjälpa till?” till ”klart”.
Fånga sammanhanget, välj en ägare och håll förloppet tydligt under en supportförfrågan.
Registrera begäran
Håll problemet och dess sammanhang samman. Inkludera den berörda kunden eller utrustningen när det är relevant, vad som redan har provats och hur en lyckad lösning ser ut. Undvik att ange lösenord eller privata inloggningsuppgifter i ett ärende.
Ge det en ägare och ett nästa steg
Använd status för att visa var arbetet står, hur viktigt det är för att kommunicera dess betydelse och den som tilldelats arbetet för att tydliggöra ansvaret. Ett deadline är ett åtagande att granska, inte en ersättning för att tilldela arbetet.
- Granska nya och otilldelade förfrågningar.
- Välj vem som ska hantera nästa åtgärd.
- Ange prioritet och förfallodatum så att det matchar det faktiska behovet.
- Registrera nästa åtgärd i ärendet.
Håll arbetet igång
Uppdatera det befintliga ärendet allt eftersom arbetet ändras. Använd listan för att hitta förfrågningar och granska deras aktuella status. Anslagstavla- och kalendervyer är valfria funktioner; kolla in Anslagstavlavypaketet om en annan vy skulle vara till hjälp. Interna anteckningar är ett separat tillägg – kontrollera målgruppen för ett meddelande innan du lägger till privat teamkontext.
Återkoppla till kunden
Bekräfta vad som gjordes, registrera resultatet och uppdatera statusen. Innan du raderar något, överväg om historiken kommer att behövas för kunduppföljning, service av utrustning eller rapportering.